Tout savoir sur la facture électronique

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Méthode de plus en plus populaire, la facture électronique se démocratise dans les entreprises du monde entier. Offrant de nombreux avantages par rapport à la facturation traditionnelle, son utilisation ne cesse de s’accroître.

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Pour mieux aborder ce sujet, voyons donc en détail tous les rouages de la facture électronique, de sa définition, à sa mise en place.

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Comprendre la Facture Électronique

Conformément au nouvel article 289 bis du Code général des impôts, la facture électronique est une version électronique d'une facture papier traditionnelle et qui comporte obligatoirement un socle minimum de données sous forme structurée. Ainsi, celle-ci sera délivrée, transmise et stockée électroniquement.

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Elle contiendra toutes les informations requises pour établir la légalité et l'authenticité de la transaction commerciale.

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Comment fonctionne la facture électronique ?

Une facture électronique, sera créée en utilisant des logiciels spécialisés, pour ensuite être envoyée au destinataire par voie électronique. Ces logiciels permettent de remplir les informations nécessaires, telles que les coordonnées de l'expéditeur et du destinataire, les détails des produits ou services fournis, ainsi que les montants et les taxes applicables.

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Celle-ci fonctionnera en utilisant des formats standardisés tels que le XML ou le PDF. Ces formats permettent aux ordinateurs de lire et de traiter automatiquement les informations contenues dans la facture, ce qui facilite le suivi des paiements et la gestion des données financières.

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Une fois que la facture électronique sera créée, elle est ensuite envoyée au destinataire par voie électronique. Cela peut se faire par le biais d’un mail, d'un portail en ligne ou même par le biais d'un système d'échange de données informatisé (EDI). 

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Les Avantages de la Facture Électronique

Par rapport à la facturation traditionnelle, la facturation électronique offre de nombreux avantages.

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En premier lieu, celle-ci permet d’économiser beaucoup de temps et d’argent au niveau du traitement et de l’envoi des factures. En effet, l'envoi électronique des factures élimine les frais postaux et les délais de livraison, ce qui accélère le processus de facturation et de paiement.

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La facture électronique est aussi plus écologique puisqu'elle élimine complètement le besoin de papier. Cela contribue à la réduction de la consommation de ressources naturelles et à la protection de l'environnement. 

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Mais la facture électronique n’a pas seulement des avantages pour les entreprises. Pour les États qui mettent en vigueur l’obligation d’émission de la facture électronique, cela leur permet de renforcer la lutte contre la fraude fiscale, de simplifier les obligations déclaratives et d’améliorer la gestion de la conjoncture, avec des remontées d’informations en temps réel sur l’activité économique. 

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C’est aussi un bon moyen de renforcer la compétitivité des entreprises en diminuant la charge administrative et en fluidifiant les processus, ce qui permet de faire face aux retards de paiement (données transmises automatiquement aux clients et fournisseurs dès lors qu’elles sont produites).

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Qui est concerné par la facturation électronique ?

Dans un communiqué officiel, le ministère de l'Économie et des Finances a fait savoir qu'il repoussait la mise en place généralisée de la facturation électronique, à l’origine celle-ci été prévue pour 2024. Plus précisément les grandes entreprises le 1ᵉʳ juillet 2024, les ETI le 1ᵉʳ janvier 2025 et les TPE/PME le 1ᵉʳ janvier 2026.

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💡Bon à savoir : La date du report sera définie dans la loi de finances pour 2024.

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Ce report a pour objectif de laisser plus de temps aux entreprises pour se préparer à l’obligation d’émission, car le changement impliqué n’est pas négligeable et va remodeler leur organisation au quotidien.

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💡Bon à savoir : Depuis le 1ᵉʳ janvier 2021, les entreprises doivent obligatoirement transmettre leurs factures destinées au secteur public par voie électronique. 

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Au vu de la stratégie adoptée par la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques), les entreprises fournisseurs ont deux options pour se conformer à l'obligation de facturation électronique :

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1. La première option consiste à produire leurs factures en utilisant la plateforme nationale désignée, appelée le Portail Public de Facturation (PPF). Ce PPF jouera un double rôle :

   - Il acheminera la facture électronique vers le destinataire, c'est-à-dire le client.

   - Il transmettra également les données comptables de la facture à l'Administration fiscale pour des besoins de suivi et de vérification fiscale.

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2. La deuxième option pour les entreprises fournisseurs est de générer leurs factures à l'aide d'un logiciel qui garantit la conformité au format requis pour les données de facturation. Ces logiciels doivent être connectés à des plateformes autorisées pour l'acheminement de la facture vers le client. Ces plateformes sont soit le PPF, soit des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) dûment enregistrées par la DGFiP et se conformant à ses normes et spécifications techniques.

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💡Bon à savoir : Quant à l'entreprise cliente, elle recevra la facture électronique via sa propre plateforme de réception, qui à partir du 1er Juillet 2024, devra obligatoirement être soit le PPF, soit une PDP. Une fois la facture reçue, l'entreprise cliente aura pour responsabilité de collecter et d'intégrer automatiquement les données dans son système de gestion (ERP) ou son logiciel comptable.

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Les sanctions en cas de non-respect des obligations

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Actuellement, la législation prévoit une amende de 15 euros par facture émise de manière non électronique. Cette amende est plafonnée à un montant total de 15 000 euros par an pour chaque contrevenant.

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En outre, des sanctions similaires sont prévues en cas de non-conformité à l'obligation d'e-reporting. Cela signifie que si une entreprise ne transmet pas électroniquement les informations requises par les autorités fiscales, elle peut se voir infliger une amende de 250 euros par rapport non transmis. Cette amende est également soumise à un plafonnement, qui s'élève au même montant de 15 000 euros par an.

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Les Tendances et Prévisions pour la Facture Électronique

Avec le développement des nouvelles technologies, de nouvelles tendances se dessinent quant à l’avenir de la facture électronique :

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• L'utilisation de l'intelligence artificielle et de l'apprentissage automatique pour automatiser davantage le processus de facturation.

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• L'intégration de la facture électronique avec d'autres systèmes, tels que les systèmes de gestion des stocks ou les systèmes de gestion de la relation client.

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• Une adoption croissante de la facture électronique dans les petites et moyennes entreprises.

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Restez donc informé des dernières tendances et des nouvelles réglementations, et assurez-vous toujours d'avoir un système de facturation électronique flexible et évolutif, ainsi qu'un personnel formé.

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